S'inscrire dans l'évaluation et la démarche qualité à l'aune du nouveau référentiel de la HAS

Visées professionnelles

À l'heure où les ESSMS doivent concilier exigences réglementaires, éthique de l'accompagnement, inclusion, respect des droits et pilotage par la qualité, la démarche évaluative devient un levier structurant de transformation. Selon les données de la HAS, plus de 20 000 ESSMS restent à évaluer d'ici fin 2026, ce qui impose une montée en compétence rapide et une préparation rigoureuse des équipes. Cette formation vise à renforcer la maîtrise du référentiel HAS et à installer une culture qualité durable et partagée.

Elle permet aux professionnels de comprendre la logique évaluative, d'outiller leur démarche d'autoévaluation, et de se préparer à l'évaluation avec méthode et rigueur.

Articulée en deux modules indépendants et complémentaires - l'un centré sur l'autoévaluation (3 jours), l'autre sur la préparation à l'évaluation (2 jours) - la formation s'adapte aux besoins réels des organisations.

Elle place au cœur de la démarche, la participation active de la personne accompagnée, les professionnels, en cohérence avec les principes du référentiel : pouvoir d'agir, personnalisation, respect des droits.

L'objectif est de garantir la conformité tout en inscrivant l'amélioration continue dans une dynamique de pilotage partagée.

Le parcours mobilise les recommandations de bonnes pratiques professionnelles (RBPP), l'usage de la plateforme SYNAE et les leviers d'implication des équipes comme des personnes accompagnées.

Personnes Concernées et Prérequis

Professionnels du secteur social et médico-social, membres des équipes pluridisciplinaires et des équipes de direction, Responsables/référents qualité, gestionnaires de programmes sociaux et médico-sociaux.

Pas de prérequis.

Objectifs opérationnels

• Identifier les attendus du référentiel HAS et la place de l'autoévaluation dans la démarche qualité.
• Analyser les pratiques de l'ESSMS au regard des 3 chapitres du référentiel HAS.
• Réaliser une autoévaluation argumentée et structurée via l'outil SYNAE.
• Construire un plan d'action d'amélioration continue fondé sur des données objectivées (résultats de l'autoévaluation, du rapport de visite des évaluateurs).
• Comprendre les attentes de l'évaluateur et le déroulement d'une visite HAS.
• Identifier les critères sensibles, notamment impératifs, et les preuves à mobiliser.
• Structurer une stratégie de préparation collective et documentée à l'évaluation.
• S'entraîner à l'évaluation par la mise en situation et la posture évaluative.

Contenu

Module 1 : réussir sa démarche d'autoévaluation HAS (3 journées animées par Gérald Giméno)

Les fondements d'une autoévaluation HAS

• Le sens donné à l'autoévaluation dans la dynamique de transformation de l'offre : éclairage à partir des textes réglementaires, des RBPP et du manuel qualité de la HAS.
• Les enjeux, les objectifs et les finalités de l'autoévaluation en ESSMS : se situer, se projeter, progresser.
• La présentation du référentiel d'évaluation HAS : 3 chapitres, 9 thématiques, 42 objectifs et 157 critères.
• La place des recommandations de bonnes pratiques professionnelles (RBPP) dans l'analyse des pratiques au sein de l'organisation et l'argumentation des constats.

Les grands principes de l'autoévaluation

• Approche participative : associer activement les professionnels, les personnes accompagnées et leurs représentants pour faire vivre une culture partagée de la qualité.
• Les 3 méthodes évaluatives de la HAS :
• Observations : analyser les pratiques réelles dans leur contexte.
• Analyse documentaire : examiner les écrits professionnels projets personnalisés, procédures, traces de concertation
• Entretiens ciblés : recueillir les perceptions des professionnels, de la direction et des personnes accompagnées.
• Zoom sur les outils mobilisables dans l'autoévaluation :
• L'accompagné traceur : suivi du parcours d'une personne accompagnée à travers les étapes clés de son accompagnement.
• Le traceur ciblé : analyse d'une pratique professionnelle précise ex. : gestion des risques, bientraitance.
• L'audit système : évaluation de l'organisation d'un processus dans son ensemble ex. : gestion des réclamations, coordination des parcours.
• Triangulation des données : croisement systématique des observations, documents et entretiens pour étayer les constats.
• Positionnement par critère : appropriation des niveaux d'atteinte avec argumentation étayée.
• Lien stratégique : articulation des résultats de l'autoévaluation avec le projet d'établissement, les priorités institutionnelles et la dynamique d'amélioration continue

N.B. Ces outils permettent d'appliquer les méthodes évaluatives de manière concrète et collaborative.

Organisation d'une démarche d'autoévaluation collective et utilisation de la plateforme numérique SYNAE

• Constitution du groupe évaluatif : composition, rôles, animation, légitimité auprès des équipes.
• Répartition des chapitres et critères : méthode de distribution selon les métiers, services ou fonctions direction, soins, éducatif, logistique, administratif, etc..
• Méthodes de recueil collaboratives :
• Recueil des données de manière croisée entretiens, observations, documents.
• Implication favorisée de l'ensemble des professionnels.
• Participation garantie des personnes accompagnées sur le chapitre 1
• Bonnes pratiques d'écriture des constats :
• Objectivation des faits
• Argumentation étayée
• Traçabilité des preuves utilisées
• Équilibre entre transparence, valorisation et axes de progrès

• Utiliser la plateforme SYNAE en situation réelle.
• Présentation du Manuel qualité HAS :
• Rôle du manuel dans la structuration de la démarche qualité et dans la traçabilité des actions.
• Articulation entre le manuel, les critères du référentiel et les constats d'autoévaluation.
• Contenu attendu : engagements qualité, organisation interne, pilotage, liens avec les RBPP et outils institutionnels projet d'établissement, livret d'accueil, règlement de fonctionnement.
• Présentation fonctionnelle de SYNAE :
• Navigation dans l'outil accès aux chapitres, critères, niveaux d'appréciation.
• Lien direct entre les critères saisis et les éléments du manuel qualité à valoriser.
• Présentation du système de cotation.
• Démonstration guidée :
• Saisie en ligne sur chapitre de critères : rédaction des axes forts, des éléments de preuves associés, des axes de progrès, sélection du niveau d'atteinte.

Structurer une autoévaluation utile et agir avec sens dans le cadre du plan d'amélioration continue de la qualité

Savoir structurer une autoévaluation : Analyser, synthétiser, prioriser

• Élaboration d'une synthèse par chapitre :
• Agrégation des constats individuels dans une vision d'ensemble cohérente.
• Identification des éléments convergents ou récurrents.
• Construction de sens à partir de l'analyse collective.
• Analyse des constats : du fait observé à la non-conformité :
• Recueil des constats objectifs faits observés.
• Repérage des points forts pratiques consolidées ou innovantes.
• Mise en évidence des marges de progrès écarts non critiques.
• Dénonciation des non-conformités critiques liées aux critères impératifs.
• Élaboration d'un diagnostic qualité global :
• Détermination des enjeux transversaux majeurs droits, bientraitance, coordination, pilotage.
• Formulation d'un état des lieux structuré, utile pour le plan d'amélioration continue et les instances comité qualité, comité de direction.
• Priorisation des axes d'amélioration :
• Méthode d'analyse croisée : impact sur la personne accompagnée faisabilité opérationnelle.
• Définition de ce qui relève de l'immédiat, du moyen terme ou de la veille.

De l'autoévaluation au plan d'amélioration continue de la qualité

• Élaboration du plan d'amélioration continue :
• Déclinaison des axes d'amélioration en actions concrètes.
• Définition des objectifs, des pilotes, des indicateurs, des échéances.
• Mise en place d'un dispositif de suivi et d'actualisation.
• Intégration des axes d'amélioration issus de l'autoévaluation :
• Articulation des constats par chapitre avec les enjeux transversaux droits, coordination, gouvernance, qualité, gestion des risques.
• Hiérarchisation des priorités selon l'impact sur la personne accompagnée et la faisabilité opérationnelle cf. méthode d'analyse croisée.
• Mobilisation des RBPP comme leviers d'action :
• Exploitation des recommandations pour formuler des actions réalistes, alignées sur les standards de qualité.
• Illustration thématique des actions possibles par thématique ex : RBPP "projet personnalisé", "communication adaptée", "vie affective et sexuelle", etc..
• Préparation de la communication interne et externe :
• Information des équipes, les personnes accompagnées, les familles et les partenaires.
• Valorisation des points forts et détermination des axes de progrès.
• Utilisation du rapport de synthèse outil non obligatoire réalisé à la clôture de l'autoévaluation comme un outil stratégique.

Module 2 : préparer et sécuriser la visite d'évaluation (2 journées animées par Jean-Pierre Saliceti)

Anticiper, structurer, mobiliser : les clés pour préparer efficacement les équipes à l'évaluation HAS"

• Déroulement d'une évaluation HAS.
• Les repères réglementaires clés :
• Calendrier légal : périodicité, notification, délais de réalisation.
• Articulation avec l'autoévaluation, le CPOM, le projet d'établissement et le rapport d'activité.
• Conséquences d'une non-conformité ou d'un défaut d'évaluation.
• Les 3 phases d'une évaluation HAS :
• Avant la visite : choix de l'organisme, planification, constitution du dossier initial, organisation des équipes, synthèse de l'autoévaluation.
• Pendant la visite : accueil de l'équipe évaluatrice, entretiens, visites, collecte des preuves observation, documents, paroles recueillies.
• Après la visite : réception du rapport, réponses aux constats, mise en œuvre du plan d'actions, communication interne et externe.
• Les méthodes de recueil des évaluateurs.

• Introduction aux outils :
• Accompagné traceur parcours d'une personne accompagnée.
• Traceur ciblé focus sur une pratique précise.
• Audit système organisation d'un processus dans sa globalité.
• Posture d'évaluateur : écoute active, non-jugement, centration sur la personne accompagnée.
• Critères impératifs : ce qu'il faut absolument sécuriser :
• Présentation des 18 critères impératifs et leurs enjeux.
• Risques en cas de non-respect impact sur le rapport final.
• Exemples concrets de preuves à mobiliser documents, observations, pratiques tracées.

Préparer la structure et l'équipe à l'évaluation

• Planification organisationnelle au moins 6 mois à l'avance:
• Rôle de la direction, du référent qualité, des chefs de service.
• Feuille de route : étapes, échéances, personnes clés.
• Communication interne : calendrier partagé, outils de suivi, réunions d'étape.
• Documents stratégiques à jour et mobilisables :
• Projet d'établissement, CPOM, projet personnalisé, règlement de fonctionnement.
• DIPC, DUERP, PPA, fiches d'incidents, synthèses institutionnelles.
• Intégration des RBPP dans les écrits et dans les pratiques.
• Outils supports : manuel qualité, rapport d'autoévaluation, plan d'actions en cours
• Préparation et implication des équipes :
• Sensibilisation en amont : réunions, outils pédagogiques, supports synthétiques.
• Mises en situation : jeu de rôle "je réponds à l'évaluateur", simulation d'entretiens.
• Développement d'une posture professionnelle rassurée, alignée et cohérente.
• Feedback collectif pour faire évoluer les pratiques et lever les inquiétudes.
• Lien entre les outils internes et l'évaluation :
• Cohérence entre autoévaluation, projets personnalisés, projet d'établissement/service, rapport d'activité et CPOM.
• Traçabilité des décisions et des ajustements dans les outils qualité.

S'approprier les réflexes évaluatifs : de l'entraînement à la mise en situation

S'entraîner à l'évaluation

• Illustrations concrètes du déroulement d'une évaluation :
• Simulation d'entretiens avec direction, professionnel, personne accompagnée.
• Thématiques abordées : projet personnalisé, bientraitance, gestion des risques, participation des usagers.
• Objectif : comprendre le type de questions posées, l'approche évaluative centrée sur la personne, et l'analyse par critères.
• Lecture et analyse de documents réels anonymisés ou fictifs :
• Projet d'établissement, fiches de liaison, traces de réunions, dossiers de la personne.
• Objectif : analyser leur lisibilité, leur conformité, et leur capacité à parler à un évaluateur.
• Appui sur les Recommandations de Bonnes Pratiques Professionnelles RBPP :
• Comment utiliser une RBPP comme repère dans un entretien : exemples concrets.
• Savoir citer une référence pertinente, illustrer une mise en œuvre.
• Lien entre RBPP, référentiel HAS et justification des pratiques.
• Erreurs fréquentes à éviter :
• Attitudes défensives ou floues "on fait ça mais on ne l'écrit pas", "c'est implicite".
• Réponses non illustrées ou trop abstraites.
• Absence de lien entre les propos et les documents/procédures.

S'évaluer à blanc en conditions réelles

• Simulation d'une visite : évaluation blanche sur 6 critères répartis entre les groupes.
• Travail sur les critères impératifs, les preuves documentées et la cohérence des réponses.
• Restitution croisée : chaque groupe joue un binôme "ESSMS / évaluateur".
• Clôture : de l'anticipation à la stratégie continue - comment capitaliser la préparation ?
• Exercice final : Mini-évaluation croisée (objectif : appliquer les méthodes évaluatives HAS sur une situation fictive - Méthode : chaque groupe reçoit une situation projet personnalisé, incident, réunion d'équipe. Ils doivent évaluer la situation selon : les observations, les entretiens extrait, les documents associés. Par la suite savoir se positionner selon les critères HAS et rédiger un constat.
• Restitution croisée en binômes "ESSMS / évaluateur"
  
• Analyse en direct des échanges, posture professionnelle, logique argumentative, réactivité aux questions.
• Feedback collectif animé par le formateur : pertinence des preuves, clarté des réponses, posture qualité.

N.B. Chaque groupe présente ses réponses dans un format entretien d'évaluation simulé : un binôme joue le rôle des évaluateurs, un autre celui de l'équipe évaluée.

Méthodes, moyens pédagogiques, dispositif d’évaluations

• Enseignements théoriques et apports méthodologiques sur toutes les étapes de la démarche d’élaboration et de mise en œuvre du plan d’amélioration continue de la qualité.
• Exercices pratiques avec supports audio visuels autour des différentes étapes du processus d’évaluation et d’amélioration continue de la qualité.
• Mise en œuvre du dispositif d'évaluations incluant évaluation de la satisfaction, auto-évaluation, évaluation de l'atteinte des objectifs.

N.B. Possibilité de suivre la formation en visio.

Animation

Gérald GIMENO, formateur ACTIF intervenant notamment sur les questions relatives aux transformations du secteur des ESMS en lien avec la réforme SERAFIN-PH. Chargé de cours au CNAM PACA Titre pro GEMMS (Niveau 7) et à l'IMPGT Master 2 MESS (Niveau 7).

Et

Jean-Pierre SALICETI, formateur ACTIF. 17 ans d'expérience, dont 6 dans le secteur sanitaire et 11 dans le secteur médico-social. Il a toujours évolué à des postes de Responsable Qualité. Il a suivi de très près l'avancée des travaux de la HAS sur le nouveau dispositif d'évaluation. Il est titulaire d'un DESS Analyse et Qualité.

Ou autre intervenant.e en INTRA en fonction des disponibilités et du lieu géographique de l'intervention.